"Đừng dùng Excel nữa" - các giám đốc tài chính kêu gọi nhân viên

Quá trình này có thể mất đến vài ngày, yêu cầu nhân viên tài chính của công ty thu thập các dữ liệu từ các hệ thống khác nhau chứa thông tin tài chính và nhân sự và nhập những thông tin này vào bảng tính Excel của Microsoft. Từ đó, họ có thể biết là nhóm nào đang tuyển dụng và lương bổng cho tuyển dụng đang ảnh hưởng đến ngân sách như thế nào.

Ông Garrett nói: "Tôi không muốn các nhà lập kế hoạch tài chính phải tốn thời gian nhập, xuất và rồi lại phải vận hành dữ liệu. Tôi muốn họ tập trung vào những thông tin mà dữ liệu phản ảnh cho chúng tôi." Ông ta đang tìm cách loại bỏ Excel ra khỏi quy trình làm việc.

 

Các giám đốc tài chính tại các công ty khác như China Bistro Inc. của P.F.Chang, ABM Industries, và Wintrust Financial Corp cũng đang có động thái muốn tiêu giảm lượng thời gian mà nhân viên tài chính của họ bỏ ra để dùng Excel trong việc lập kế hoạch tài chính, phân tích và báo cáo.

Các giám đốc tài chính nói rằng phần mềm Excel đã cách mạng hoá kế toán vào những năm 1980, tuy nhiên phần mềm này lại không theo kịp nhu cầu của các đơn vị tài chính doanh nghiệp hiện đại. Các lỗi có thể xảy ra do dữ liệu trong Excel thì hoàn toàn tách biệt so với các hệ thống khác và không cập nhật tự động được.

Ngoài ra, các phiên bản cũ của Excel không cho phép người dùng làm việc cùng nhau trên cùng một tài liệu, gây trở ngại cho việc cộng tác. Thêm vào đó còn có giới hạn số lượng dữ liệu trong một tài liệu, và điều này có thể làm chậm phân tích.

Ông Paul Hammerman, một nhà phân tích ứng dụng kinh doanh tại Forrester Research Inc., chia sẻ: "Excel không được thiết kế để đảm nhiệm các công việc phức tạp trong lĩnh vực tài chính."

Thay vào đó, các công ty đang chuyển sang công nghệ mới dựa trên đám mây từ Anaplan Inc., Workiva Inc., Adaptive Insights và đối thủ cạnh tranh.

Phần mềm này kết nối với các hệ thống quản lý tài nguyên kế toán và quản trị doanh nghiệp hiện có, bao gồm cả các sản phẩm của Oracle Corp. hoặc SAP SE. Điều này cho phép các kế toán tổng hợp, phân tích và báo cáo dữ liệu trên một nền tảng thống nhất.

Adobe đã chuyển sang dùng Anaplan vào đầu năm ngoái và nhiều đầu việc ở công ty mà trước đây được làm trên bảng tính Excel thì hiện nay đang được thực hiện trên hệ thống để duy trì một nguồn chuẩn, theo như ông Garrett chia sẻ. Ông cũng chia sẻ là các báo cáo giờ đây được biên soạn nhanh hơn nhiều.

Giám đốc tài chính của P.F. Chang, ông Jim Bell, nói công ty ông chuyển sang dùng Adaptive Insights thay vì Excel vì nó thúc đẩy hợp tác và cắt giảm các nhiệm vụ hành chính.

Khi đang bay trên chuyến bay từ Spokane, Wash., tới Phoenix vào đầu tháng 10 vừa qua, ông Bell nói ông đang nghiên cứu xem việc cắt giảm nhân viên nhà bếp ở nhà hàng ở Boston của công ty thì có ảnh hưởng đến lợi nhuận không. "Nếu tôi thử nghiên cứu điều này trên bảng tính, thì tôi sẽ không làm được."