Thông tin việc làm mới nhất tại https://www.careerlink.vn/tim-viec-lam-tai/ho-chi-minh/HCM
1.TÍNH NĂNG CC và BCC
Ngoại trừ email gửi riêng một người, còn với những email phải gửi cho cả nhóm, hãy chú ý đến tính năng CC và BCC. Khi sử dụng CC có nghĩa là những ai có trong danh sách nhận email của bạn đều nhìn thấy tên những người nhận còn lại; còn đối với tính năng BCC nghĩa là bạn đã ẩn danh sách người nhận và người nhận chỉ thấy duy nhất tên của mình mà thôi. Vì vậy, khi gửi email cho người phụ trách trực tiếp và cần thông báo cho những người có liên quan thì hãy cân nhắc kỹ mình nên sử dụng CC hay BCC? Trong trường hợp nếu bạn chọn tính năng CC, nhà cung cấp và khách hàng của bạn thấy danh sách tất cả email và tự liên hệ trực tiếp với nhau thì công ty bạn sẽ bị ảnh hưởng đến mức nào?
Khi bắt đầu nhập địa chỉ email, bạn nên suy nghĩ xem những ai sẽ nhận thư để sắp xếp đúng thứ tự cấp bậc, không nên nhập theo thói quen hoặc nhớ ra ai thì nhập địa chỉ của người đó. Đơn giản hơn, bạn có thể dùng chức năng "Reply all", nếu email của người gửi đã sắp xếp đúng thứ tự cấp bậc của người nhận để không mắc lỗi.
2. ĐẶT TIÊU ĐỀ
Tiêu đề phải bao hàm được nội dung của email để người nhận dễ dàng nắm vấn đề được đề cập trong đó, ví dụ như "Hợp đồng dự án A" hoặc "Công nợ tháng...", không nên đặt tiêu đề email quá dài (trên 10 từ). Một điều tối kỵ nữa là không viết in (bật Caps lock) khi viết tiêu đề cũng như khi soạn nội dung email vì nó tạo cảm giác vô cùng khó chịu cho người đọc.
Một chức năng khác bạn nên chú ý là gắn nhãn email khi gửi. Đối với những thư có tính cấp bách, quan trọng như nhắc nhở deadline hoặc cần được trả lời ngay, bạn có thể đánh dấu thư quan trọng để người nhận lọc email nhanh chóng và giúp email không bị rơi vào mục “Spam”. Nhưng cũng tránh lạm dụng chức năng này vì nó làm cho người nhận đánh giá bạn là người thích quan trọng hóa vấn đề.
3. NỘI DUNG
Có mấy điểm bạn cần lưu ý khi soạn email như sau:
Ngôn ngữ: email có thể xem là bút tích nên bạn cần phải cẩn trọng về câu cú, từ ngữ, nhất là khi email được gửi chung cho một nhóm. Dù người nhận email là người quen, bạn bè thân thiết, nhưng khi viết email vì công việc thì bạn cũng không nên dùng từ lóng, biệt danh khi xưng hô, vì email đó có thể được chuyển tiếp cho mọi người với mục đích tham khảo. Cách tốt nhất là hãy dùng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự.
Văn bản: đặt dấu chấm, dấu phẩy cũng như ngắt câu đúng chỗ. Thêm vào đó, hãy xuống dòng nếu ý đã quá dài, cũng giúp email rõ ràng, dễ đọc hơn.
Cảm xúc: trừ trường hợp là thư cảm ơn, chúc mừng hoặc chia buồn, còn các email công việc nên hạn chế đặt cảm xúc cá nhân như kể lể bạn đã vất vả ra sao hoặc bực tức vì thái độ của ai đó; nên viết theo cách tường thuật nhưng ngắn gọn khi cần nói rõ sự việc.
Dùng email công ty cho việc cá nhân: hạn chế tối đa việc dùng email cho những việc cá nhân như thăm hỏi bạn bè, đặt hàng online.
4. CHỮ KÝ
Bạn nên tạo sẵn chữ ký cho mình gồm các nội dung như: họ tên, chức danh, công ty, địa chỉ công ty, số điện thoại. Điều này phần nào thể hiện mức độ đáng tin cậy của bạn với người nhận, đặc biệt trong trường hợp người nhận chưa có cơ hội làm việc hay gặp gỡ trực tiếp với bạn.
Khi email trở nên thông dụng, gần như không thể thiếu trong công việc hàng ngày thì mọi thông tin cần phải đảm bảo tính chính xác và rõ ràng, nhất là khi làm việc với đối tác. Dù ở vị trí nào, bạn cũng hãy tập cho mình cách viết email sao cho chuyên nghiệp và chính xác nhé.
Mừng Mẫn
Top
Tiếp thị & Tiêu dùng - tiepthitieudung.com. All Right Reserved
Tiếp thị & Tiêu dùng - Cập nhật thông tin mới nhất về giá cả, thị trường, mua sắm...
tiepthitieudung.com giữ bản quyền trên website này
Liên hệ: [email protected]
Liên kết mạng xã hội
