Search
Thứ 7, 26/08/2017, 22:38 PM

4 Lưu ý khi sử dụng Email trong công việc

(Doanh nghiệp) - Cùng với sự phát triển của mạng internet, email trở thành công cụ liên lạc hữu ích và phổ biến ở khắp nơi. Trong công việc, email càng trở nên quan trọng bởi đáp ứng được tiêu chí tiết kiệm thời gian và chi phí khi mọi người liên lạc với nhau. Chuyên viên Tư vấn tuyển dụng của CareerLink.vn, website tuyển dụng và tìm kiếm việc làm hàng đầu tại Việt Nam đã đưa ra chia sẻ về những lưu ý khi sử dụng email trong công việc, và bạn cũng nên kiểm tra cẩn thận trước khi gửi email cho đối tác của mình.

Thông tin việc làm tại https://www.careerlink.vn/tim-viec-lam-tai/ho-chi-minh/HCM

1.TÍNH NĂNG CC và BCC

Ngoại trừ email gửi riêng một người, còn với những email phải gửi cho cả nhóm, hãy chú ý đến tính năng CC và BCC. Khi sử dụng CC có nghĩa là những ai có trong danh sách nhận email của bạn đều nhìn thấy tên những người nhận còn lại; còn đối với tính năng BCC nghĩa là bạn đã ẩn danh sách người nhận và người nhận chỉ thấy duy nhất tên của mình mà thôi. Vì vậy, khi gửi email cho người phụ trách trực tiếp và cần thông báo cho những người có liên quan thì hãy cân nhắc kỹ mình nên sử dụng CC hay BCC? Trong trường hợp nếu bạn chọn tính năng CC, nhà cung cấp và khách hàng của bạn thấy danh sách tất cả email và tự liên hệ trực tiếp với nhau thì công ty bạn sẽ bị ảnh hưởng đến mức nào?

Khi bắt đầu nhập địa chỉ email, bạn nên suy nghĩ xem những ai sẽ nhận thư để sắp xếp đúng thứ tự cấp bậc, không nên nhập theo thói quen hoặc nhớ ra ai thì nhập địa chỉ của người đó. Đơn giản hơn, bạn có thể dùng chức năng "Reply all", nếu email của người gửi đã sắp xếp đúng thứ tự cấp bậc của người nhận để không mắc lỗi.

2. ĐẶT TIÊU ĐỀ

Tiêu đề phải bao hàm được nội dung của email để người nhận dễ dàng nắm vấn đề được đề cập trong đó, ví dụ như "Hợp đồng dự án A" hoặc "Công nợ tháng...", không nên đặt tiêu đề email quá dài (trên 10 từ). Một điều tối kỵ nữa là không viết in (bật Caps lock) khi viết tiêu đề cũng như khi soạn nội dung email vì nó tạo cảm giác vô cùng khó chịu cho người đọc.

Một chức năng khác bạn nên chú ý là gắn nhãn email khi gửi. Đối với những thư có tính cấp bách, quan trọng như nhắc nhở deadline hoặc cần được trả lời ngay, bạn có thể đánh dấu thư quan trọng để người nhận lọc email nhanh chóng và giúp email không bị rơi vào mục “Spam”. Nhưng cũng tránh lạm dụng chức năng này vì nó làm cho người nhận đánh giá bạn là người thích quan trọng hóa vấn đề.

3. NỘI DUNG

Có mấy điểm bạn cần lưu ý khi soạn email như sau:

Ngôn ngữ: email có thể xem là bút tích nên bạn cần phải cẩn trọng về câu cú, từ ngữ, nhất là khi email được gửi chung cho một nhóm. Dù người nhận email là người quen, bạn bè thân thiết, nhưng khi viết email vì công việc thì bạn cũng không nên dùng từ lóng, biệt danh khi xưng hô, vì email đó có thể được chuyển tiếp cho mọi người với mục đích tham khảo. Cách tốt nhất là hãy dùng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự.

Văn bản: đặt dấu chấm, dấu phẩy cũng như ngắt câu đúng chỗ. Thêm vào đó, hãy xuống dòng nếu ý đã quá dài, cũng giúp email rõ ràng, dễ đọc hơn.

Cảm xúc: trừ trường hợp là thư cảm ơn, chúc mừng hoặc chia buồn, còn các email công việc nên hạn chế đặt cảm xúc cá nhân như kể lể bạn đã vất vả ra sao hoặc bực tức vì thái độ của ai đó; nên viết theo cách tường thuật nhưng ngắn gọn khi cần nói rõ sự việc.

Dùng email công ty cho việc cá nhân: hạn chế tối đa việc dùng email cho những việc cá nhân như thăm hỏi bạn bè, đặt hàng online.

4. CHỮ KÝ

Bạn nên tạo sẵn chữ ký cho mình gồm các nội dung như: họ tên, chức danh, công ty, địa chỉ công ty, số . Điều này phần nào thể hiện mức độ đáng tin cậy của bạn với người nhận, đặc biệt trong trường hợp người nhận chưa có cơ hội làm việc hay gặp gỡ trực tiếp với bạn.

Khi email trở nên thông dụng, gần như không thể thiếu trong công việc hàng ngày thì mọi thông tin cần phải đảm bảo tính chính xác và rõ ràng, nhất là khi làm việc với đối tác. Dù ở vị trí nào, bạn cũng hãy tập cho mình cách viết email sao cho chuyên nghiệp và chính xác nhé.

Mừng Mẫn


Tin khác

Giá vàng

Giá vàng hôm nay 26/10: Hé lộ điều đáng sợ, vàng xuyên đáy
Giá vàng hôm nay 26/10 giảm xuống mức thấp nhất 3 tuần và tiếp tục đe dọa xuyên thủng ngưỡng...
 
160 tấn vàng “bốc hơi” khỏi ngân hàng sau 5 năm
Nguồn lực một thời từng được các ngân hàng vận dụng để cho vay đang ở đâu và có bị...
 
Vàng đứt mạch tăng 3 phiên khi Mỹ đạt thỏa thuận về trần nợ công
Giá vàng ngày 6/9 quay đầu giảm sau 3 phiên tăng liên tục, sau khi Nhà Trắng và các nhà...
 
Vàng trong nước bất ngờ tăng mạnh từ 120.000-550.000 đồng
Do giá vàng thế giới tăng mạnh từ chiều qua nên sáng nay (29/8), cả hai thương hiệu vàng trong...

Tài chính

Sửa luật để thu thuế Google, Facebook
Bộ Tài chính vừa đề nghị Ngân hàng Nhà nước phối hợp nghiên cứu để yêu cầu các dịch vụ...
 
Trào lưu tận hưởng “bốn bánh” của dân công sở
Thoải mái trang điểm, làm tóc mà không lo bụi bẩn; thảnh thơi được xe đưa đón tận nơi, thậm...
 
PAN - Saladbowl sẽ đưa Việt Nam lọt top 3 nước xuất khẩu hoa lớn nhất sang Nhật Bản
Không phải hoa anh đào, hoa cúc mới chính là quốc hoa của đất nước mặt trời mọc, là biểu...
 
“Quẳng gánh lo” chi phí với thẻ Visa Travel Card
Thế giới ngày càng “phẳng” giúp các bạn trẻ, những người thích xê dịch có thể khám phá, du lịch...

Chứng khoán

Chuyển niêm yết về sàn HNX, Sacombank đã từ chối sân chơi lớn
Với việc chuyển sàn và đổi tên mã chứng khoán thành SCM, mã STB của Sacombank sắp trở thành di...
 
Cổ phiếu bất động sản của các 'ông lớn': Những số phận trái ngược
Trên sàn hiện chỉ có hai doanh nghiệp bất động sản niêm yết có vốn hóa đạt trên 10.000 tỷ...
 
Bitcoin 'đỏ sàn', xuống mốc 91 triệu
Đồng tiền kỹ thuật số giá trị nhất thế giới đã về lại mốc 91 triệu so với mức 109...
 
Bitcoin đang trở thành kênh cất giấu tài sản hấp dẫn hơn vàng
Những đồng tiền thuật toán lớn đang dần thay thế vàng để trở thành kênh cất giữ tài sản nhờ...

Doanh nhân

CEO Vietjet Air lọt danh sách 100 phụ nữ quyền lực nhất thế giới
Bà Nguyễn Thị Phương Thảo được xếp chung danh sách với những người nổi tiếng toàn cầu trong các lĩnh...
 
Ông chủ Amazon vượt Bill Gates trở thành tỷ phú giàu nhất thế giới
Ông chủ của gã khổng lồ bán lẻ Amazon Jeff Bezos – vừa trở thành tỷ phú giàu nhất...
 
Doanh nhân tham gia diễn đàn đầu tư tại Đà Nẵng
Diễn đàn đầu tư tại Đà Nẵng lớn nhất trong nhiều năm qua đang diễn ra, được điều hành bởi...
 
'Công chúa mía đường' nhận thù lao cao gấp 3 lần chủ tịch HĐQT
Là thành viên HĐQT, bà Đặng Huỳnh Ức My nhận lương 100 triệu đồng/tháng, gấp 3 lần Chủ tịch HĐQT...
Top
Điện thoại:

Tiếp thị & Tiêu dùng - tiepthitieudung.com. All Right Reserved
Tiếp thị & Tiêu dùng - Cập nhật thông tin mới nhất về giá cả, thị trường, mua sắm...
tiepthitieudung.com giữ bản quyền trên website này
Liên hệ: [email protected]

1.82232 sec| 1255.672 kb