Search
Thứ 7, 26/08/2017, 22:38 PM

4 Lưu ý khi sử dụng Email trong công việc

(Doanh nghiệp) - Cùng với sự phát triển của mạng internet, email trở thành công cụ liên lạc hữu ích và phổ biến ở khắp nơi. Trong công việc, email càng trở nên quan trọng bởi đáp ứng được tiêu chí tiết kiệm thời gian và chi phí khi mọi người liên lạc với nhau. Chuyên viên Tư vấn tuyển dụng của CareerLink.vn, website tuyển dụng và tìm kiếm việc làm hàng đầu tại Việt Nam đã đưa ra chia sẻ về những lưu ý khi sử dụng email trong công việc, và bạn cũng nên kiểm tra cẩn thận trước khi gửi email cho đối tác của mình.

Thông tin việc làm tại https://www.careerlink.vn/tim-viec-lam-tai/ho-chi-minh/HCM

1.TÍNH NĂNG CC và BCC

Ngoại trừ email gửi riêng một người, còn với những email phải gửi cho cả nhóm, hãy chú ý đến tính năng CC và BCC. Khi sử dụng CC có nghĩa là những ai có trong danh sách nhận email của bạn đều nhìn thấy tên những người nhận còn lại; còn đối với tính năng BCC nghĩa là bạn đã ẩn danh sách người nhận và người nhận chỉ thấy duy nhất tên của mình mà thôi. Vì vậy, khi gửi email cho người phụ trách trực tiếp và cần thông báo cho những người có liên quan thì hãy cân nhắc kỹ mình nên sử dụng CC hay BCC? Trong trường hợp nếu bạn chọn tính năng CC, nhà cung cấp và khách hàng của bạn thấy danh sách tất cả email và tự liên hệ trực tiếp với nhau thì công ty bạn sẽ bị ảnh hưởng đến mức nào?

Khi bắt đầu nhập địa chỉ email, bạn nên suy nghĩ xem những ai sẽ nhận thư để sắp xếp đúng thứ tự cấp bậc, không nên nhập theo thói quen hoặc nhớ ra ai thì nhập địa chỉ của người đó. Đơn giản hơn, bạn có thể dùng chức năng "Reply all", nếu email của người gửi đã sắp xếp đúng thứ tự cấp bậc của người nhận để không mắc lỗi.

2. ĐẶT TIÊU ĐỀ

Tiêu đề phải bao hàm được nội dung của email để người nhận dễ dàng nắm vấn đề được đề cập trong đó, ví dụ như "Hợp đồng dự án A" hoặc "Công nợ tháng...", không nên đặt tiêu đề email quá dài (trên 10 từ). Một điều tối kỵ nữa là không viết in (bật Caps lock) khi viết tiêu đề cũng như khi soạn nội dung email vì nó tạo cảm giác vô cùng khó chịu cho người đọc.

Một chức năng khác bạn nên chú ý là gắn nhãn email khi gửi. Đối với những thư có tính cấp bách, quan trọng như nhắc nhở deadline hoặc cần được trả lời ngay, bạn có thể đánh dấu thư quan trọng để người nhận lọc email nhanh chóng và giúp email không bị rơi vào mục “Spam”. Nhưng cũng tránh lạm dụng chức năng này vì nó làm cho người nhận đánh giá bạn là người thích quan trọng hóa vấn đề.

3. NỘI DUNG

Có mấy điểm bạn cần lưu ý khi soạn email như sau:

Ngôn ngữ: email có thể xem là bút tích nên bạn cần phải cẩn trọng về câu cú, từ ngữ, nhất là khi email được gửi chung cho một nhóm. Dù người nhận email là người quen, bạn bè thân thiết, nhưng khi viết email vì công việc thì bạn cũng không nên dùng từ lóng, biệt danh khi xưng hô, vì email đó có thể được chuyển tiếp cho mọi người với mục đích tham khảo. Cách tốt nhất là hãy dùng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự.

Văn bản: đặt dấu chấm, dấu phẩy cũng như ngắt câu đúng chỗ. Thêm vào đó, hãy xuống dòng nếu ý đã quá dài, cũng giúp email rõ ràng, dễ đọc hơn.

Cảm xúc: trừ trường hợp là thư cảm ơn, chúc mừng hoặc chia buồn, còn các email công việc nên hạn chế đặt cảm xúc cá nhân như kể lể bạn đã vất vả ra sao hoặc bực tức vì thái độ của ai đó; nên viết theo cách tường thuật nhưng ngắn gọn khi cần nói rõ sự việc.

Dùng email công ty cho việc cá nhân: hạn chế tối đa việc dùng email cho những việc cá nhân như thăm hỏi bạn bè, đặt hàng online.

4. CHỮ KÝ

Bạn nên tạo sẵn chữ ký cho mình gồm các nội dung như: họ tên, chức danh, công ty, địa chỉ công ty, số . Điều này phần nào thể hiện mức độ đáng tin cậy của bạn với người nhận, đặc biệt trong trường hợp người nhận chưa có cơ hội làm việc hay gặp gỡ trực tiếp với bạn.

Khi email trở nên thông dụng, gần như không thể thiếu trong công việc hàng ngày thì mọi thông tin cần phải đảm bảo tính chính xác và rõ ràng, nhất là khi làm việc với đối tác. Dù ở vị trí nào, bạn cũng hãy tập cho mình cách viết email sao cho chuyên nghiệp và chính xác nhé.

Mừng Mẫn


Tin khác

Giá vàng

Giá vàng SJC vẫn miệt mài “leo dốc”
Đây là phiên tăng giá thứ tư liên tiếp của kim loại quý và là mức cao nhất kể từ...
 
Hướng đi nào cho giá vàng trong tuần này?
Trong tuần trước, mỗi lượng vàng SJC đã giảm khoảng 50 nghìn đồng, tương đương 0,14% giá trị.
 
Giá vàng sụt sau tín hiệu từ Ngân hàng trung ương quyền lực nhất thế giới
Giá vàng đóng cửa phiên 29/11 trong sắc đỏ trong bối cảnh số liệu kinh tế Mỹ vẫn tích cực...
 
Giá vàng hôm nay 26/10: Hé lộ điều đáng sợ, vàng xuyên đáy
Giá vàng hôm nay 26/10 giảm xuống mức thấp nhất 3 tuần và tiếp tục đe dọa xuyên thủng ngưỡng...

Tài chính

Ưu đãi đến 4 triệu cho các chuyến du lịch mùa Xuân cùng thẻ tín dụng du lịch Maritime Bank
Bạn – một người thích “xê dịch” muốn có chuyến du lịch “cực chất” vào dịp Tết Nguyên đán này...
 
Nhà đầu tư kỳ cựu phố Wall lo Bitcoin sẽ sụt giảm 90% giá trị
Sự sụp đổ của tiền điện tử sẽ diễn ra cùng thời điểm lãi suất cơ bản nhiều đồng tiền...
 
Vỡ hụi cuối năm, tiểu thương điêu đứng
Hai vụ vỡ hụi ở P.11, TP.Vũng Tàu (Bà Rịa Vũng Tàu) và xã Suối Cát, H.Xuân Lộc (Đồng...
 
Bitcoin đang giống như chiếc túi bóng trong cơn bão: Ngày tận thế đã thực sự bắt đầu?
Có lẽ điều mỉa mai nhất về Bitcoin là: Một hệ thống được thiết kế để không phụ thuộc vào...

Chứng khoán

Thao túng thị trường chứng khoán có thể bị phạt tù tới 7 năm
Từ ngày 1/1/2018, Bộ luật Hình sự 2015 chính thức có hiệu lực thi hành. Bộ luật này có đưa...
 
Nữ giám đốc đã thao túng giá cổ phiếu CDO như thế nào?
Sau khi đẩy giá cổ phiếu CDO tăng kịch trần lên hơn 39.000 đồng/cp, nữ giám đốc đã bán tháo...
 
Chứng khoán lên đỉnh, ngân hàng tranh thủ “thoát hàng”
Với cả lý do khách quan và chủ quan, đến đầu năm 2017, vẫn còn khá nhiều ngân hàng vẫn...
 
BSC đánh giá cao kịch bản VN-Index sẽ vượt 1.000 điểm ngay trong tháng 12
VN-Index có thể có một nhịp rung lắc nhẹ đầu tháng để tạo đà vượt qua ngưỡng tâm lý 1.000...

Doanh nhân

'Vua thương mại điện tử' ngày càng bỏ xa Bill Gates
Đang giữ vị trí vô địch thế giới về tài sản, "Vua thương mại điện tử" Jeff Bezos tiếp tục...
 
Trò chuyện với tỉ phú USD Phạm Nhật Vượng nhân dịp năm mới
Trở thành tập đoàn tư nhân lớn nhất VN; Chủ tịch tập đoàn lọt vào top 500 người giàu nhất...
 
Tiến sĩ Nguyễn Thanh Mỹ, Chủ tịch Mỹ Lan Group: Tái khởi nghiệp ở tuổi 60
Khi giấc mộng Việt Nam trở thành thung lũng silicon Đông Nam Á còn quá xa vời, có một người...
 
Ai giàu nhất sàn chứng khoán Việt Nam năm 2017
Ông Trịnh Văn Quyết hiện sở hữu quy mô tài sản vốn hóa đạt 58.851 tỷ đồng, tăng 25.045 tỷ...
Top
Điện thoại:

Tiếp thị & Tiêu dùng - tiepthitieudung.com. All Right Reserved
Tiếp thị & Tiêu dùng - Cập nhật thông tin mới nhất về giá cả, thị trường, mua sắm...
tiepthitieudung.com giữ bản quyền trên website này
Liên hệ: [email protected]

1.79389 sec| 1270.758 kb