Search
Thứ 7, 26/08/2017, 22:38 PM

4 Lưu ý khi sử dụng Email trong công việc

(Doanh nghiệp) - Cùng với sự phát triển của mạng internet, email trở thành công cụ liên lạc hữu ích và phổ biến ở khắp nơi. Trong công việc, email càng trở nên quan trọng bởi đáp ứng được tiêu chí tiết kiệm thời gian và chi phí khi mọi người liên lạc với nhau. Chuyên viên Tư vấn tuyển dụng của CareerLink.vn, website tuyển dụng và tìm kiếm việc làm hàng đầu tại Việt Nam đã đưa ra chia sẻ về những lưu ý khi sử dụng email trong công việc, và bạn cũng nên kiểm tra cẩn thận trước khi gửi email cho đối tác của mình.

Thông tin việc làm tại https://www.careerlink.vn/tim-viec-lam-tai/ho-chi-minh/HCM

1.TÍNH NĂNG CC và BCC

Ngoại trừ email gửi riêng một người, còn với những email phải gửi cho cả nhóm, hãy chú ý đến tính năng CC và BCC. Khi sử dụng CC có nghĩa là những ai có trong danh sách nhận email của bạn đều nhìn thấy tên những người nhận còn lại; còn đối với tính năng BCC nghĩa là bạn đã ẩn danh sách người nhận và người nhận chỉ thấy duy nhất tên của mình mà thôi. Vì vậy, khi gửi email cho người phụ trách trực tiếp và cần thông báo cho những người có liên quan thì hãy cân nhắc kỹ mình nên sử dụng CC hay BCC? Trong trường hợp nếu bạn chọn tính năng CC, nhà cung cấp và khách hàng của bạn thấy danh sách tất cả email và tự liên hệ trực tiếp với nhau thì công ty bạn sẽ bị ảnh hưởng đến mức nào?

Khi bắt đầu nhập địa chỉ email, bạn nên suy nghĩ xem những ai sẽ nhận thư để sắp xếp đúng thứ tự cấp bậc, không nên nhập theo thói quen hoặc nhớ ra ai thì nhập địa chỉ của người đó. Đơn giản hơn, bạn có thể dùng chức năng "Reply all", nếu email của người gửi đã sắp xếp đúng thứ tự cấp bậc của người nhận để không mắc lỗi.

2. ĐẶT TIÊU ĐỀ

Tiêu đề phải bao hàm được nội dung của email để người nhận dễ dàng nắm vấn đề được đề cập trong đó, ví dụ như "Hợp đồng dự án A" hoặc "Công nợ tháng...", không nên đặt tiêu đề email quá dài (trên 10 từ). Một điều tối kỵ nữa là không viết in (bật Caps lock) khi viết tiêu đề cũng như khi soạn nội dung email vì nó tạo cảm giác vô cùng khó chịu cho người đọc.

Một chức năng khác bạn nên chú ý là gắn nhãn email khi gửi. Đối với những thư có tính cấp bách, quan trọng như nhắc nhở deadline hoặc cần được trả lời ngay, bạn có thể đánh dấu thư quan trọng để người nhận lọc email nhanh chóng và giúp email không bị rơi vào mục “Spam”. Nhưng cũng tránh lạm dụng chức năng này vì nó làm cho người nhận đánh giá bạn là người thích quan trọng hóa vấn đề.

3. NỘI DUNG

Có mấy điểm bạn cần lưu ý khi soạn email như sau:

Ngôn ngữ: email có thể xem là bút tích nên bạn cần phải cẩn trọng về câu cú, từ ngữ, nhất là khi email được gửi chung cho một nhóm. Dù người nhận email là người quen, bạn bè thân thiết, nhưng khi viết email vì công việc thì bạn cũng không nên dùng từ lóng, biệt danh khi xưng hô, vì email đó có thể được chuyển tiếp cho mọi người với mục đích tham khảo. Cách tốt nhất là hãy dùng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự.

Văn bản: đặt dấu chấm, dấu phẩy cũng như ngắt câu đúng chỗ. Thêm vào đó, hãy xuống dòng nếu ý đã quá dài, cũng giúp email rõ ràng, dễ đọc hơn.

Cảm xúc: trừ trường hợp là thư cảm ơn, chúc mừng hoặc chia buồn, còn các email công việc nên hạn chế đặt cảm xúc cá nhân như kể lể bạn đã vất vả ra sao hoặc bực tức vì thái độ của ai đó; nên viết theo cách tường thuật nhưng ngắn gọn khi cần nói rõ sự việc.

Dùng email công ty cho việc cá nhân: hạn chế tối đa việc dùng email cho những việc cá nhân như thăm hỏi bạn bè, đặt hàng online.

4. CHỮ KÝ

Bạn nên tạo sẵn chữ ký cho mình gồm các nội dung như: họ tên, chức danh, công ty, địa chỉ công ty, số . Điều này phần nào thể hiện mức độ đáng tin cậy của bạn với người nhận, đặc biệt trong trường hợp người nhận chưa có cơ hội làm việc hay gặp gỡ trực tiếp với bạn.

Khi email trở nên thông dụng, gần như không thể thiếu trong công việc hàng ngày thì mọi thông tin cần phải đảm bảo tính chính xác và rõ ràng, nhất là khi làm việc với đối tác. Dù ở vị trí nào, bạn cũng hãy tập cho mình cách viết email sao cho chuyên nghiệp và chính xác nhé.

Mừng Mẫn


Tin khác
 

Giá vàng

Giá vàng thế giới lên mức cao nhất mọi thời đại, vàng trong nước cũng lập kỷ lục
Sáng 2/12, giá vàng trong nước đồng loạt tăng mạnh sau khi giá vàng thế giới đêm qua (1/12 giờ...
 
Giá vàng miếng tăng mạnh lên gần 70 triệu đồng/lượng
Mở cửa ngày 10/10, giá vàng trong nước tiếp tục tăng so với cuối ngày hôm qua.
 
Ông Phạm Nhật Vượng: Đây là thời cơ vàng cho xe điện VinFast
Trước lo ngại của cổ đông về khả năng tiêu thụ xe VinFast, Chủ tịch Vingroup cho rằng thế giới...
 
Giá vàng SJC chạm 62 triệu đồng
Tăng nhanh hơn thế giới, giá vàng trong nước vừa lập đỉnh cao nhất mọi thời đại ở 62 triệu...

Tài chính

VNDirect: Nếu không tính ‘gánh nặng’ Vinhomes, lợi nhuận ngành BĐS quý 4/2023 đã tăng tới 132%
Tổng lợi nhuận ròng tăng hơn 30% cùng kỳ, nhờ hoạt động kinh doanh khởi sắc trở lại và yếu...
 
8 lưu ý khi viết CV ngành Logistic
Bạn đang tìm các bí quyết viết CV ngành Logistics với mong muốn sớm có được một vị trí phù...
 
Justatee, Bigdaddy và Double2T “Rượt đuổi” cực chiến trong MV “Về nhà ăn tết 2”
Tiếp nối thành công 6 năm trước, “Về nhà ăn Tết” trở lại trong phần 2 với sự “bắt tay”...
 
UBS cảnh báo: Có 3 rủi ro lớn, TTCK Mỹ có thể rung chuyển vì bán tháo mạnh vào cuối năm nay
Nếu trở thành hiện thực, ba rủi ro này có thể chấm dứt đợt tăng giá hiện tại của thị...
CEO JPMorgan cảnh báo: Fed có thể sẽ tăng lãi suất thêm 0,75%, vẫn chưa khép lại lộ trình thắt chặt chính sách
CEO của JPMogarn, Jamie Dimon, cho biết trong một cuộc phỏng vấn rằng có khả năng Fed sẽ tăng lãi...
 
4 con giáp sinh ra là những ngôi sao may mắn, đi đến đâu cũng được quý nhân phù trợ, càng về già càng ngập tràn phúc lành
Nhờ được phúc lành vây quanh, 4 con giáp này vượt qua được nhiều gian khó trong cuộc đời.
 
3 tuổi hạn cực xấu năm Giáp Thìn 2024, 1 tuổi đại nạn đề phòng mất cả cơ ngơi
Bước sang năm 2024, có 3 tuổi này rất đen đủi, cần thận tiền bạc thất thoát.
 
5 Cách giúp Thu hút Tài Lộc và Thành Công trong cuộc sống
Rất nhiều người đang tìm kiếm những cách để tạo ra sự thịnh vượng và may mắn trong cuộc sống...
 
5 tiêu chí xây dựng một mối quan hệ hòa thuận trong hôn nhân.
Hôn nhân là một cuộc hành trình đầy cảm xúc, sự gắn kết và sự trưởng thành.
 
3 con giáp là ‘chúa tiêu hoang’, không giỏi tính toán nhưng chẳng bao giờ lo hết tiền
Những con giáp này không được giỏi trong việc quản lý chi tiêu. Họ thích gì sẽ mua, muốn gì...
Delectech ra mắt Tính Năng Mới cho Seotobo: Viết Nội Dung Tự Động giúp SEO đỉnh cao
Trong thời đại mà trí tuệ nhân tạo (AI) ngày càng trở thành xu thế, việc tích hợp AI vào...
 
MART24H – NƠI KẾT NỐI TRIỆU TRÁI TIM YÊU THƯƠNG
Ngày 10/01/2021 vừa qua, Công ty Cổ phần Mart24h cùng với Hành Trình Kết Nối Yêu Thương Việt Nam đã...
 
Maritime Bank trao 4 cây vàng cùng hàng nghìn quà tặng  cho các khách hàng may mắn
Tháng 1/2018, Maritime Bank đã trao thưởng 4 cây vàng cùng 27 chỉ vàng đầu tiên của chương trình “Lộc...
 
Thị Phần Lò Đốt Rác của các Hãng tại Việt Nam
Những năm qua để giải quyết bài toán về xử lý rác thải nông thôn thì phương án mua lò...
 
Tuyển dụng trưởng phòng vé & trưởng nhóm quản lý bảo trì máy bay
Hãng hàng không Eastar Jet Co., Ltd tại Hàn Quốc tuyển dụng
 
Nike giảm giá 30% tất cả các sản phẩm nhân dịp Quốc Khánh
Từ 31/08 đến 01-09 hệ thống Nike Việt Nam có chương trình ưu đãi giảm giá cực lớn dành cho...

Chứng khoán

VNDirect: Nếu không tính ‘gánh nặng’ Vinhomes, lợi nhuận ngành BĐS quý 4/2023 đã tăng tới 132%
Tổng lợi nhuận ròng tăng hơn 30% cùng kỳ, nhờ hoạt động kinh doanh khởi sắc trở lại và yếu...
 
UBS cảnh báo: Có 3 rủi ro lớn, TTCK Mỹ có thể rung chuyển vì bán tháo mạnh vào cuối năm nay
Nếu trở thành hiện thực, ba rủi ro này có thể chấm dứt đợt tăng giá hiện tại của thị...
 
Chuyên gia FiinGroup: Định giá chứng khoán không còn rẻ
Chuyên gia FiinGroup cho rằng nhà đầu tư cần nhìn sâu hơn từng lớp ngành, lớp cổ phiếu bên trong...
 
Cá mập vừa “hô” VN-Index có thể lên 2.500 điểm: Hiệu suất đầu tư tháng 9 âm, quá nửa danh mục là cổ phiếu ngân hàng
Quỹ ngoại vẫn tỏ ra tự tin với những khoản đầu tư tại Việt Nam và kỳ vọng chỉ số...

Doanh nhân

Người đàn ông gốc Việt đứng sau
Tiến sĩ Lợi Nguyễn sinh năm 1960 là Phó chủ tịch cao cấp về mảng Kết nối Quang và Đồng...
 
Bộ Kế hoạch Đầu tư báo tin mừng về đầu tư công
Đầu tư công đang là động lực hết sức quan trọng của nền kinh tế và được cả xã hội...
 
Masayoshi Son vừa lật ngược tình thế ngoạn mục, chứng minh mình vẫn là quái kiệt trong lĩnh vực đầu tư
Sau chuỗi IPO thất bại khủng khiếp của nhiều startup, Masayoshi Son cuối cùng cũng đã tìm lại được hào...
 
Shark Nguyễn Hòa Bình lý giải nghịch lý: Vì sao người trẻ đòi “nghỉ hưu sớm”, còn các tỷ phú… vẫn miệt mài làm việc
Là ông chủ hệ sinh thái khởi nghiệp NextTech, Shark Nguyễn Hòa Bình cũng đang miệt mài làm việc dù...
Top
Điện thoại:

Tiếp thị & Tiêu dùng - tiepthitieudung.com. All Right Reserved
Tiếp thị & Tiêu dùng - Cập nhật thông tin mới nhất về giá cả, thị trường, mua sắm...
tiepthitieudung.com giữ bản quyền trên website này
Liên hệ: [email protected]

3.56117 sec| 1989.375 kb