Search
Thứ 7, 26/08/2017, 22:38 PM

4 Lưu ý khi sử dụng Email trong công việc

(Doanh nghiệp) - Cùng với sự phát triển của mạng internet, email trở thành công cụ liên lạc hữu ích và phổ biến ở khắp nơi. Trong công việc, email càng trở nên quan trọng bởi đáp ứng được tiêu chí tiết kiệm thời gian và chi phí khi mọi người liên lạc với nhau. Chuyên viên Tư vấn tuyển dụng của CareerLink.vn, website tuyển dụng và tìm kiếm việc làm hàng đầu tại Việt Nam đã đưa ra chia sẻ về những lưu ý khi sử dụng email trong công việc, và bạn cũng nên kiểm tra cẩn thận trước khi gửi email cho đối tác của mình.

Thông tin việc làm tại https://www.careerlink.vn/tim-viec-lam-tai/ho-chi-minh/HCM

1.TÍNH NĂNG CC và BCC

Ngoại trừ email gửi riêng một người, còn với những email phải gửi cho cả nhóm, hãy chú ý đến tính năng CC và BCC. Khi sử dụng CC có nghĩa là những ai có trong danh sách nhận email của bạn đều nhìn thấy tên những người nhận còn lại; còn đối với tính năng BCC nghĩa là bạn đã ẩn danh sách người nhận và người nhận chỉ thấy duy nhất tên của mình mà thôi. Vì vậy, khi gửi email cho người phụ trách trực tiếp và cần thông báo cho những người có liên quan thì hãy cân nhắc kỹ mình nên sử dụng CC hay BCC? Trong trường hợp nếu bạn chọn tính năng CC, nhà cung cấp và khách hàng của bạn thấy danh sách tất cả email và tự liên hệ trực tiếp với nhau thì công ty bạn sẽ bị ảnh hưởng đến mức nào?

Khi bắt đầu nhập địa chỉ email, bạn nên suy nghĩ xem những ai sẽ nhận thư để sắp xếp đúng thứ tự cấp bậc, không nên nhập theo thói quen hoặc nhớ ra ai thì nhập địa chỉ của người đó. Đơn giản hơn, bạn có thể dùng chức năng "Reply all", nếu email của người gửi đã sắp xếp đúng thứ tự cấp bậc của người nhận để không mắc lỗi.

2. ĐẶT TIÊU ĐỀ

Tiêu đề phải bao hàm được nội dung của email để người nhận dễ dàng nắm vấn đề được đề cập trong đó, ví dụ như "Hợp đồng dự án A" hoặc "Công nợ tháng...", không nên đặt tiêu đề email quá dài (trên 10 từ). Một điều tối kỵ nữa là không viết in (bật Caps lock) khi viết tiêu đề cũng như khi soạn nội dung email vì nó tạo cảm giác vô cùng khó chịu cho người đọc.

Một chức năng khác bạn nên chú ý là gắn nhãn email khi gửi. Đối với những thư có tính cấp bách, quan trọng như nhắc nhở deadline hoặc cần được trả lời ngay, bạn có thể đánh dấu thư quan trọng để người nhận lọc email nhanh chóng và giúp email không bị rơi vào mục “Spam”. Nhưng cũng tránh lạm dụng chức năng này vì nó làm cho người nhận đánh giá bạn là người thích quan trọng hóa vấn đề.

3. NỘI DUNG

Có mấy điểm bạn cần lưu ý khi soạn email như sau:

Ngôn ngữ: email có thể xem là bút tích nên bạn cần phải cẩn trọng về câu cú, từ ngữ, nhất là khi email được gửi chung cho một nhóm. Dù người nhận email là người quen, bạn bè thân thiết, nhưng khi viết email vì công việc thì bạn cũng không nên dùng từ lóng, biệt danh khi xưng hô, vì email đó có thể được chuyển tiếp cho mọi người với mục đích tham khảo. Cách tốt nhất là hãy dùng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự.

Văn bản: đặt dấu chấm, dấu phẩy cũng như ngắt câu đúng chỗ. Thêm vào đó, hãy xuống dòng nếu ý đã quá dài, cũng giúp email rõ ràng, dễ đọc hơn.

Cảm xúc: trừ trường hợp là thư cảm ơn, chúc mừng hoặc chia buồn, còn các email công việc nên hạn chế đặt cảm xúc cá nhân như kể lể bạn đã vất vả ra sao hoặc bực tức vì thái độ của ai đó; nên viết theo cách tường thuật nhưng ngắn gọn khi cần nói rõ sự việc.

Dùng email công ty cho việc cá nhân: hạn chế tối đa việc dùng email cho những việc cá nhân như thăm hỏi bạn bè, đặt hàng online.

4. CHỮ KÝ

Bạn nên tạo sẵn chữ ký cho mình gồm các nội dung như: họ tên, chức danh, công ty, địa chỉ công ty, số . Điều này phần nào thể hiện mức độ đáng tin cậy của bạn với người nhận, đặc biệt trong trường hợp người nhận chưa có cơ hội làm việc hay gặp gỡ trực tiếp với bạn.

Khi email trở nên thông dụng, gần như không thể thiếu trong công việc hàng ngày thì mọi thông tin cần phải đảm bảo tính chính xác và rõ ràng, nhất là khi làm việc với đối tác. Dù ở vị trí nào, bạn cũng hãy tập cho mình cách viết email sao cho chuyên nghiệp và chính xác nhé.

Mừng Mẫn


Tin khác

Giá vàng

Giá vàng SJC tăng vọt, phá vỡ ngưỡng 37 triệu đồng/lượng
Giá vàng trong nước sáng nay được điều chỉnh tăng mạnh theo thị trường thế giới trong bối cảnh căng...
 
Triển vọng giá vàng: Fed công bố quyết định lãi suất vào thứ tư
Tuần này, thị trường chờ đợi kết quả cuộc họp Fed diễn ra 2 ngày 20- 21/3. Nhà đầu tư...
 
Giá vàng giảm do dự đoán Fed tăng lãi suất tuần tới
Giá vàng giảm mạnh do đồng USD phục hồi và thị trường chuyển sự chú ý sang quyết định chính...
 
Giá vàng SJC vẫn miệt mài “leo dốc”
Đây là phiên tăng giá thứ tư liên tiếp của kim loại quý và là mức cao nhất kể từ...

Tài chính

Thu phí BOT khác gì thu giá BOT?
Bản chất của phí là dịch vụ công, mang tính phục vụ, trong khi giá mang tính thị trường, có...
 
Sony thành nhà xuất bản nhạc lớn nhất thế giới sau thương vụ 2,3 tỷ USD
Theo hãng tin Reuters, ngày 22/5, Sony Corp cho biết đang tiến hành thâu tóm nhà sản xuất âm nhạc...
 
Lĩnh BHXH “một cục”: Lợi hay thiệt?
Hưởng BHXH một lần có xu hướng gia tăng đang là một bất lợi cho chính sách BHXH, ảnh hưởng...
 
Dự án nạo vét 72 tỷ tăng 'sốc' lên thành 2.595 tỷ đồng
Báo cáo kiểm toán quyết toán ngân sách Nhà nước trình bày tại Quốc hội, nhấn mạnh tình trạng điều...

Chứng khoán

Danh sách 23 cổ phiếu đủ điều kiện là chứng khoán cơ sở của chứng quyền
Toàn thị trường có 23 cổ phiếu đáp ứng điều kiện là chứng khoán cơ sở của chứng quyền.
 
Chứng khoán Mỹ lại chìm trong sắc đỏ, Dow Jones mất 380 điểm
Thị trường chứng khoán Mỹ lại có phiên giảm điểm mạnh ngày 28/2 do lo ngại Fed sẽ tăng mạnh...
 
Lợi nhuận tăng “khủng”, cổ phiếu ngân hàng tìm lại thời vàng son
Cùng với kết quả kinh doanh tăng mạnh, năm 2017 cũng đánh dấu một năm trở lại ngoạn mục của...
 
Dow Jones tiếp tục giảm hơn 1.000 điểm
Trong phiên giao dịch đầy biến động ngày thứ Năm, Dow Jones sụt 4,2% và S&P 500 giảm 3,8%.

Doanh nhân

Mỗi ngày tỷ phú Phạm Nhật Vượng ‘kiếm thêm’ gần trăm triệu USD
Với hơn 7 tỷ USD tài sản ròng, ông chủ Tập đoàn Vingroup hiện xếp thứ 238 thế giới. Tại...
 
Bốn dòng tweet của ông Trump khiến sếp Amazon mất 16 tỷ USD trong 1 tuần
Trong 1 tuần, những lời chỉ trích trên Twitter của Tổng thống Trump khiến khối tài sản của ông Bezos...
 
4 gương mặt trẻ Việt Nam vào Top 30 under 30 châu Á 2018
Tạp chí Forbes Asia vừa công bố danh sách những gương mặt dưới 30 tuổi nổi bật nhất châu Á...
 
Chân dung sếp nữ mới của Lazada khiến Shopee, Amazon lo sợ
Lucy được biết đến là một trong 18 nhà sáng lập của Alibaba: Bà là người tạo nên đế chế...
Top
Điện thoại:

Tiếp thị & Tiêu dùng - tiepthitieudung.com. All Right Reserved
Tiếp thị & Tiêu dùng - Cập nhật thông tin mới nhất về giá cả, thị trường, mua sắm...
tiepthitieudung.com giữ bản quyền trên website này
Liên hệ: [email protected]

1.47904 sec| 1252.938 kb