10 mẹo mọi người dùng Microsoft Word 2016 nên biết

Nếu bạn mới sử dụng Word và muốn rèn luyện các kỹ năng của bản thân, dưới đây là một vài tính năng cần thiết nhất bạn nên học, cho dù bạn là sinh viên, người dùng phổ thông hay là người mới đi làm.

Kể từ khi Microsoft Word truất ngôi của WordPerfect vào thập niên 90 để trở thành tiêu chuẩn mới trong lĩnh vực xử lý văn bản, nó đã được bổ sung rất nhiều tính năng. Không phải mọi tính năng đều dành cho mọi người dùng, nhưng có một vài tính năng thiết yếu, mọi người dùng đều cần phải biết.

Nếu bạn mới sử dụng Word và muốn rèn luyện các kỹ năng của bản thân, bạn nên học những tính năng cơ bản được trang GroovyPost tổng hợp:

1. Dán văn bản không định dạng

Nếu bạn tham khảo thông tin từ các nguồn trên Internet chẳng hạn Wikipedia, đôi khi việc sao chép thông tin trực tiếp vào Word có thể sẽ dính vài hiệu ứng. Thường thì bạn sẽ không muốn giữ lại định dạng gốc. Thêm vào đó, việc dán văn bản không định dạng sẽ nhanh hơn.

Để làm việc này, hãy sao chép văn bản từ nguồn mong muốn. Khởi động Microsoft Word, sau đó nhấp vào trình đơn Paste. Nhấp vào nút Paste Unformatted để chèn văn bản đã bị loại bỏ định dạng. Không có thao tác nào dễ hơn thế. Bạn cũng có thể đặt tùy chọn này là mặc định để văn bản của bạn luôn được tự động dán theo kiểu này.

2. Chọn các đoạn văn bản không liền nhau

Được giới thiệu trên Word 2002, tính năng này là một trong những tính năng được người dùng mong chờ nhất. Nếu bạn cần chọn những đoạn văn bản không liền nhau trong một tài liệu, đây là cách tốt nhất để thực hiện.

Bạn chỉ cần nhấn và giữ phím Control (Ctrl), sau đó sử dụng chuột để tạo các vùng chọn bên trong tài liệu.

3. Trích xuất hình ảnh được sử dụng trong một tài liệu

Nếu bạn nhận được một file tài liệu với rất nhiều ảnh và bạn muốn sao chép tất cả chúng từ tài liệu đó, không phải thực hiện thủ công với từng ảnh, có một cách dễ dàng để làm việc đó.

Hãy chọn File > Save as > nhấn vào trình đơn xổ xuống tại mục Save as type sau đó chọn Web Page.

Bây giờ, bạn duyệt đến thư mục chứa hình ảnh đã lưu và sau đó sao chép chúng.

Mẹo: Đối với những tài liệu Word có phần mở rộng .docx, bạn hãy đóng file Word đó và đổi tên nó với phần mở rộng là .zip. Mở file .zip và tìm đến thư mục chứa hình ảnh bạn muốn trích xuất.

4. Cắt cúp hình ảnh

Microsoft Word giới thiệu những công cụ biên tập mạnh mẽ, có thể giúp bạn làm nhiều việc hơn chỉ là xử lý văn bản. Nếu bạn phải làm việc với hình ảnh, bạn sẽ có một số tùy chọn cho đối tượng dạng này.

Một trong những tùy chọn thường thấy nhất là cắt cúp (crop) hình ảnh về đúng kích thước mong muốn.

Để thực hiện, bạn hãy chọn một ảnh bất kỳ, thao tác này sẽ kích hoạt Picture Tools từ thẻ ribbon ngữ cảnhFormat. Kế đến, bạn nhấn nút Crop, sau đó sử dụng các điểm neo (anchor) để điều chỉnh ảnh về đúng kích thước mong muốn.

Cuối cùng, bạn nhấn nút Crop để áp dụng các thay đổi.

5. Gộp và chia ô trên bảng biểu

Làm việc với bảng biểu (table) trên một tài liệu có phức tạp và tẻ nhạt hay không tùy thuộc vào việc bạn định làm gì với nó. Nếu bạn định tạo một biểu mẫu (form), chẳng hạn, việc gộp (merge) các ô là thao tác thường gặp nhất.

Để gộp các ô lại với nhau, bạn hãy chọn các ô tương ứng, và sau đó nhấn nút Merge Cells. Tương tự, nếu muốn tách một ô thành nhiều ô, bạn nhấn nút Split Cells.